Uma abordagem de pensamento sistêmico para introduzir Kanban

Você está pensando introduzir o método Kanban na sua empresa ou onde trabalha? Se sim esse texto é para você. No texto vou apresentar uma abordagem que usa princípios do modelo de pensamento sistêmico para introduzir o Kanban. Para colocar todos na mesma página vamos definir o que é o pensamento sistêmico.

O que é pensamento sistêmico?

O pensamento sistêmico, também chamado de pensamento holístico, é a habilidade de entender os fatos não apenas em si mesmos, mas em relação às outras pessoas e instâncias envolvidas na situação, ou seja, se você tem um pensamento holístico, você é capaz de entender quais serão as implicações de um acontecimento para os envolvidos diretamente e também para quem está indiretamente relacionado na situação.

Trazendo a abordagem desse pensamento para o Kanban.

Essa abordagem é composta por 9 passos que devem ser executados para cada serviço da sua organização e podem ser ou não aplicados na ordem em que serão apresentados neste texto.

• Indentificar os serviços;
• Entender o que torna o serviço adequado ao propósito;
• Entender as fontes de insatisfação em relação à entrega atual;
• Analisar fontes e natureza da demanda;
• Analisar a capacidade de entrega atual;
• Modelar o fluxo da entrega de serviços;
• Indentificar e definir classes de serviço;
• Projetar o sistema Kanban;
• Socializar o design e negociar a implementação;

1. Indentificar os serviços.

Um serviço é tudo aquilo que tem lead time. Do pedido inicial do cliente à entrega final. E é o cliente que reconhece o trabalho como concluído.

2. Entender o que torna o serviço adequado ao propósito.

Qual é o propósito do seu serviço? Por que seu serviço existe? Ter essas questões respondidas irão te ajudar a criar um sistema Kanban capaz de atender seu cliente muito bem.

3. Entender as fontes de insatisfação em relação à entrega atual.

Mapeie as insatisfações da entrega atual, seja insatisfação interna ou externa. Uma insatisfação interna é aquela insatisfação que vem da sua própria equipe, já uma insatisfação externa é aquela insatisfação que vem de outras equipes da sua organização ou do seu cliente.

4. Analisar fontes e natureza da demanda.

Neste passo é importante enteder quem e por onde solicitou a demanda. Foi o cliente final?, Foi outra área da empresa?, Foi um cliente com proposito X?, Essa demanda chegou por onde? Email?, Whatsapp?. Além de entender quem solicitou é necessário entender qual a natureza da demanda. É um defeito?, É uma nova funcionalidade? É uma demanda regulatória? Qual a periodicidade e o padrão de cada demanda?

5. Analisar a capacidade de entrega atual.

O importante neste passo é responder as perguntas a seguir: Quantas pessoas temos disponiveis para atuar nas demandas? Todas as pessoas conseguem atender qualquer tipo de demanda que você recebe? Se existir, qual a divisão de trabalho por tipo de demanda? Qual a frequência de entrega das demandas?

6. Modelar o fluxo da entrega de serviços.

O importante deste passo é entender a realidade. O que precisa acontecer para a demanda passar do passo A para o passo B? E do passo B para o C? e assim sucessivamente. Quais são as políticas e regras de cada passo? Evite dar sugestões de melhoria, guarde para o passo “Projetar o sistema Kanban”. Lembrando que nesse passo, não deve-se copiar o que está no Jira ou qualquer outro sistema de gestão, porque os sistemas podem estar com viés das equipes, portanto procure entender o fluxo na essência como realmente é. Durante este passo é bastante comum descobrir que a mesma equipe lida com mais de um serviço. Ex: Um serviço de manutenção evolutiva e um serviço de suporte. Não tem nenhum problema nisso, eles só precisam ser tratado de maneira distinta no passo em que projetamos o Kanban.

7. Indentificar e definir classes de serviço.

As classes de serviço são uma classificação para ajudar a indentificar, mapear, tipificar os riscos das suas demandas. Ex: Urgente, Normal, Data fixa e Intangível.

8. Projetar o sistema Kanban.

Neste passo você irá pegar todas informações dos passos anteriores e desenhar um sistema Kanban que resolva ou minimize as insatisfações. Pode ser que você não encontre um modelo de quadro que resolve tudo o que você encontrou, e está tudo bem com isso, lembre-se de que o Kanban é evolucionário e deve-se analisar o fluxo com uma cadência, pode ser qualquer periodo que julgue adequado, mas mantenha a cadência e comforme as pessoas forem amadurecendo com kanban, você consiguirá aplicar novas mudanças para melhoria do fluxo de trabalho.

9. Socializar o design e negociar a implementação.

Comece a rodar o Kanban, analise as métricas e gere engajamento e proponha melhorias, isso irá amadurecer a percepção da empresa sobre o sistema e por consequência a satisfação do cliente.

Conclusão.

Acredito que estes 9 passos irão te ajudar a aplicar o método Kanban na sua empresa e acredito também que o Kanban irá ajudar você a se adquar ao propósito do seu clente. E com isso conseguirá atende-lo de maneira satisfatória. Me coloco a disposição caso tenha alguma dúvida ou pedido de ajuda. Até a próxima!